acessibilidade

Atualmente, mais de 100 servidores da Universidade Federal da Grande Dourados (UFGD) atuam como gestores e fiscais de contratos. Esse trabalho é imprescindível para o bom andamento das atividades de ensino, pesquisa e extensão. Afinal, ao chegar na universidade, todo estudante ou servidor espera encontrar um ambiente com a mínima infraestrutura que garanta seu bem-estar. Salas limpas, climatizadas, e iluminadas; acesso à internet e a livros de qualidade; equipamentos e laboratórios são itens básicos no dia-a-dia de quem trabalha e estuda na UFGD.

Para garantir essas infraestruturas mínimas, a UFGD precisa contratar empresas que vão prestar serviços ou fornecer bens e materiais de consumo. A gestão da universidade, como órgão público, segue toda a legislação pertinente para que os contratos celebrados com empresas privadas sejam executados de forma eficiente, buscando economizar os recursos públicos sempre que possível. Os servidores que atuam com a gestão e fiscalização de contratos têm, portanto, uma grande responsabilidade.

Manual de Gestão de contratos

Para que o trabalho de gestão e fiscalização de contratos seja executado de forma eficiente, é necessário que os servidores envolvidos nessas atividades recebam as instruções corretas. “Como a UFGD adota o sistema de descentralizar a gestão de contratos, a Divisão de Contratos tem um papel de orientar quem é nomeado para essa atribuição. Ter acesso a informações detalhadas e de forma prática é muito importante para o servidor que assume tamanha responsabilidade. Quando eu entrei na UFGD, logo fui nomeado gestor de contrato. Contei com a orientação dos colegas de setor, procurei toda a legislação pertinente, mas tive muitas dúvidas práticas: para onde encaminho este documento? Qual setor é responsável por tal atividade? A equipe da nossa divisão desenvolveu um manual buscando prever toda a prática, inclusive com fluxuogramas desenhados mostrando cada procedimento”, relata Leonardo Menegucci, chefe da Divisão de Contratos da Pró-reitoria de Administração (Dicon/Prad).

Em agosto de 2019 foi editado o primeiro manual de gestão de contratos da UFGD, com o objetivo de apresentar de forma simples e prática as legislações pertinentes, e o passo a passo do trabalho de gestão e fiscalização. O manual é o documento mais completo elaborado pela equipe da Dicon, e que terá uma segunda edição a ser publicada no início de 2020, incluindo sugestões dos colegas servidores de outros setores. “Estamos prestes a criar uma comissão permanente - com servidores da Prefeitura Universitária, da PRAD e da PROAP - com o objetivo de manter o manual sempre atualizado, com informações detalhadas e de forma acessível”, revela Leonardo.

Além do manual, na página da Divisão de Contratos constam as principais informações para quem está assumindo a gestão ou a fiscalização de um contrato pela primeira vez. “Na página da Dicon, fizemos questão de publicar as perguntas frequentes, buscando sanar as principais dúvidas e dar as orientações com a linguagem mais acessível possível. Além disso, atendemos diariamente dúvidas que nos chegam por telefone ou e-mail. Nossos canais de contato estão à disposição. Nosso objetivo é facilitar ao máximo o trabalho dos gestores e fiscais”, diz Leonardo.

Fórum de gestores e fiscais

Outra ação no sentido de compartilhar informações aconteceu, dia 10 de dezembro, quando a Dicon realizou o primeiro encontro do Fórum de Gestores e Fiscais de Contratos.

Este fórum online será um espaço virtual onde gestores e fiscais poderão publicar perguntas, compartilhar informações, e trocar experiências. O pró-reitor de Administração, Ricardo França de Brito, destacou que, se os servidores se apropriarem do potencial dessa ferramenta, o fórum poderá funcionar como um registro das dificuldades e dúvidas do dia-a-dia. “Se os gestores e fiscais de contratos usarem o fórum, quem quer que esteja à frente das pró-reitorias de Administração (PRAD) e de Avaliação Institucional e Planejamento (PROAP) terá uma ferramenta para identificar processos que podem ser melhorados, as práticas que podem ser aprimoradas, quais informações carecem de ser disponibilizadas de forma mais transparente. Nosso objetivo é facilitar o trabalho dos próprios servidores envolvidos com a gestão e fiscalização de contratos”, argumentou Ricardo durante o encontro do fórum. 
 

Reunião do fórum de gestores e fiscais aconteceu no último dia 10.

O encontro foi uma oportunidade de conversar, tirar dúvidas e pontuar sugestões sobre as práticas de gestão e fiscalização de contratos dentro da UFGD.