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Divisão de Almoxarifado



Sobre a Divisão de Almoxarifado - DIAL/COGESP/PRAD

É a Unidade responsável pelo suprimento dos materiais de consumo para toda a UFGD, recebimento, guarda, estocagem, controle e distribuição dos materiais adquiridos.

Principais Atividades desenvolvidas:

  • Acompanhar a movimentação dos  itens do almoxarifado, analisar o consumo, a fim de providenciar a renovação dos estoques necessários;
  • Desenvolver e promover a aplicação das técnicas de previsão, no âmbito da Universidade, de modo a assegurar a manutenção adequada dos estoques;
  • Conferir e verificar se a compra (valor, quantidade, qualidade) está de acordo com os pedidos encaminhados;
  • Controlar os prazos de entrega de material, bem como propor aplicação de multas e outras penalidades, aos fornecedores e prestadores de serviços inadimplentes; 
  • Receber, conferir, controlar e manter os registros de entrada e saída dos materiais em estoque, procedendo, mensalmente, ao balancete contábil da movimentação do Almoxarifado;
  • Receber, conferir, controlar e processar as requisições de materiais encaminhadas à Divisão de Almoxarifado;
  • Distribuir os materiais a serem fornecidos, realizando a conferência, embalagem, pesagem, marcação, acondicionamento e transporte dos mesmos;
  • processar a contagem física do estoque eventual;
  • identificar, codificar, cadastrar e catalogar os materiais usados pela Universidade, bem como responsabilizar-se pela emissão e distribuição, aos usuários;
  • Emitir pedidos de compras para reposição de estoque, bem como para atender as requisições de material inexistente e sem similar no Almoxarifado;
  • organizar o Almoxarifado de forma a garantir o armazenamento adequado e a segurança dos materiais em estoque;
  • Encaminhar as notas fiscais para pagamento;
  • Informar a unidade solicitante e a divisão de patrimônio da recepção dos bens adquiridos;

DIVISÃO DE ALMOXARIFADO - DIAL/COGESP - Everton Vieira de Freitas
Fone: (67) 3410-2527
E-mail: material@ufgd.edu.br
Horário de Atendimento: 7h às 19h, de segunda-feira a sexta-feira 


 


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    Perguntas Frequentes

Conforme Instrução Normativa 205/88:

10.7. Todo servidor ao ser desvinculado do cargo, função ou emprego, deverá passar a responsabilidade do material sob sua guarda a outrem, salvo em casos de força maior, quando:

a) impossibilitado de fazer, pessoalmente, a passagem de responsabilidade do material, poderá o servidor delegar a terceiros essa incumbência; ou
b) não tendo esse procedido na forma da alínea anterior, poderá ser designado servidor do órgão, ou instituída comissão especial pelo dirigente do Departamento de Administração ou da unidade equivalente, nos casos de cargas mais vultosas, para conferência e passagem do material.


10.7.1. Caberá ao órgão cujo servidor estiver deixando o cargo, função ou emprego, tomar as providências preliminares para a passagem de responsabilidade, indicando, inclusive, o nome de seu substituto ao setor de controle do material permanente.

10.7.2. A passagem de responsabilidade deverá ser feita obrigatoriamente, à vista da verificação física de cada material permanente e lavratura de novo Termo de Responsabilidade.

10.8. Na hipótese de ocorrer qualquer pendência ou irregularidade caberá ao dirigente do Departamento de Administração ou da unidade equivalente adotar as providências cabíveis necessárias à apuração e imputação de responsabilidade.

  1. Todo servidor público poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento do material que lhe for confiado, para guarda ou uso, bem como pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, esteja ou não sob sua guarda.

10.1. É dever do servidor comunicar, imediatamente, a quem de direito, qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue aos seus cuidados.


 
8.1. Os tipos de Inventários Físicos são:
c) de transferência de responsabilidade - realizado quando da mudança do dirigente de uma unidade gestora ;

RECEBIMENTO EM DOAÇÃO
Pessoa Física ou Jurídica

O recebedor dos bens doados, deverá enviar memorando eletrônico a Divisão de Patrimônio via SIPAC fazendo referência ao recebimento dos material(is)/bem(ns) ou equipamento(s) e à sua finalidade/aplicação,  juntamente com o termo de doação preenchido e assinado pela Reitora, doador e testemunhas, assim como os demais documentos conforme relação abaixo, para cumprimento das rotinas de tombamento, entendidas como: fixação da etiqueta com o número de tombo, transferência do bem e emissão do respectivo Termo de Responsabilidade.
Todos os materiais de grande ou pequeno porte deverão ser fotografado pela equipe de patrimônio e as imagens inseridas no processo.
Após concluído os tramites patrimoniais o processo deverá ser encaminhamento para registro nos controles contábeis.
 
DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA:
 

  1. Termo de doação disponível, no endereço: https://www.ufgd.edu.br/coordenadoria/cogesp/documentos-baixar
Aba: Documentos para Baixar   >  “Termo de Doação”.
  1. Cópia dos documentos do doador se pessoa física (RG e CPF);
  2. Cópia da nota fiscal do(s) bem(ns);
Obs: Caso não possua a Nota Fiscal, a comissão de avaliação, deverá atribuir um valor ao(s) bem(ns), conforme determina a Instrução de Serviço nº 103 de 28/06/2017;
  1. Termo de Autorização assinada (Diretor/Pró-Reitor) da Unidade acadêmica ou administrativa autorizando o tombamento do Bem, na unidade sob sua responsabilidade; (modelo disponível na sitio do patrimônio) Na aba: Documentos para Baixar“Termo de Autorização de Carga Patrimonial”..
 
  1. Enviar em anexo via memorando eletrônico - (SIPAC) toda a documentação para a Divisão de Patrimônio – DPGIM/COGESP, para análise e abertura de processo.

Procedimento Padrão:
            Os pesquisadores deverão enviar em anexo via memorando eletrônico - (SIPAC) toda a documentação abaixo arrolada para a Divisão de Patrimônio – DPGIM, para análise, tombamento e autuação, solicitando o tombamento dos bens adquiridos com verbas dos órgãos de fomento (CNPQ \ CAPES \ FINEP \ FUNDECT entre outros), após o recebimento dos documentos será enviado ao pesquisador e-mail com agendamento de data para registro de imagens dos bens, assim como a emissão de relatório do sistema de patrimônio e afixação de etiqueta no equipamento.
 
DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA:
1.         Cópia legível das Notas Fiscais;
2.         Termo de Outorga e/ou Aceitação;
3.         Cópia de Convênio e/ou Projeto;
4.         Termo de Depósito - Somente CNPQ;
5.         Termo de Autorização assinada (Diretor/Pró-Reitor) da Unidade acadêmica ou administrativa autorizando o tombamento do Bem, na unidade sob sua responsabilidade; (modelo disponível na sitio do patrimônio);
6.         1(uma) via preenchida e assinada pelo pesquisador ou Coordenador do projeto, do Formulário para Registro de Bens Patrimonial de Projeto; (modelo disponível na sitio do patrimônio);
https://www.ufgd.edu.br/coordenadoria/cogesp/documentos-baixar
Dúvidas deverão ser sanadas através do e-mail: dpgim.cogesp@ufgd.edu.br
            Todos os materiais de grande ou pequeno porte deverão ser fotografado pela equipe de patrimônio e as imagens inseridas no processo administrativo.
            

Durante a vigência do projeto os bens adquiridos deverão ser registrados no patrimônio da UFGD, tendo como origem, “Bem de Terceiro” – (tombamento provisório); a guarda, conservação, manutenção, e ainda os prejuízos que porventura provierem durante toda a duração do projeto é de total responsabilidade do pesquisador, portanto para que haja um controle efetivo de todos os bens alocados nas dependências da Universidade é vedada a transferência de qualquer equipamento para outro local ou estabelecimento sem prévia e expressa anuência da Divisão de Patrimônio.
            Ao término da vigência do projeto de pesquisa ou extensão os bens doados para UFGD, deverão ser encaminhados a divisão de Patrimônio para a realização do tombamento definitivo e afixação de plaquetas, visto que após esse procedimento o bem deverá ser entregue e lotado na unidade acadêmica ou administrativa em que o projeto está vinculado para uso coletivo e atendimento da comunidade acadêmica em geral, sendo que a guarda, conservação, manutenção, e ainda os prejuízos que porventura provierem durante toda a vida útil do bem é total responsabilidade dos usuários que forem beneficiados com a utilização do equipamento, atendendo aos preceitos das normativas patrimoniais vigentes, em especial à IN 205/88 – SEDAP, no controle da administração patrimonial.