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Requisitos necessários para renovação de contratos de serviços contínuos


PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 1.677, DE 7 DE OUTUBRO DE 2015












Módulo Contratos - SIPAC


Fluxograma - nomear gestor e fiscais de contrato


Fluxograma - realizar gestão e fiscalização de contratos em geral


Fluxograma - realizar preparação para fiscalização


Fluxograma - realizar fiscalização administrativa inicial


Fluxograma - realizar fiscalização administrativa mensal


Fluxograma - realizar fiscalização técnica periódica


Fluxograma - realizar fiscalização técnica mensal


Fluxograma - monitorar satisfação do público usuário


Fluxograma - realizar recebimento definitivo e solicitar pagamento


Fluxograma - solicitar alteração ou prorrogação de contrato


Fluxograma - processo administrativo de apuração de responsabilidade


Fluxograma - realizar encerramento do processo de contratação


Modelo de Registro de Ocorrências


Modelo - Relatório Mensal de Acompanhamento do Contrato


Modelo - Controle de contrato - compras parceladas


Modelo - controle de saldo de contrato/empenho


Modelo - controle mensal de pagamento


Modelo - pedido de substituição de gestor/fiscal


Modelo - Pedido de aditivo/renovação de contrato


Modelo - Relatório final de acompanhamento de contrato


Modelo - Relatório Circunstanciado de Fiscalização Administrativa


Modelo - Relatório Circunstanciado Fiscalização Técnica e Setorial


Modelo - Termo Circunstanciado de Recebimento Definitivo


    Perguntas Frequentes

Informações gerais e cópia digitalizada dos contratos vigentes da UFGD podem ser consultadas aqui na página da Divisão de Contratos, no link localizado no canto esquerdo da tela, "Contratos Vigentes".

O inteiro teor de processos de licitação e contratação iniciados a partir de julho de 2017 também pode ser consultado através do link http://sipac.ufgd.edu.br/public/jsp/portal.jsf

Informações gerais sobre contratos já encerrados podem ser obtidas na página da Divisão de Contratos, na planilha de Contratos encerrados disponível em "Documentos para Baixar" no link localizado no canto esquerdo da tela.

Uma vez designado para ser o gestor ou fiscal de determinado contrato da UFGD, o primeiro passo que o servidor deve tomar é conhecer o respectivo contrato e todas obrigações e prazos nele estabelecidos. É muito também muito importante conhecer o processo de contratação, notadamente o edital da licitação e o termo de referência/projeto básico do qual resultou a contratação.

É essencial que se conheça o Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos da UFGD e seus anexos, disponíveis na página da Divisão de Contratos no link "Documentos para baixar". É indicado também que se conheça o teor daLei nº 8.666/93 e da Instrução Normativa nº 5/2017 do Ministério do Planejamento disponível em https://www.comprasgovernamentais.gov.br/index.php/legislacao/instrucoes-normativas/760-instrucao-normativa-n-05-de-25-de-maio-de-2017.

O gestor do contrato deve acessar o Módulo Contratos -SIPAC através do endereço http://sipac.ufgd.edu.br/public/jsp/portal.jsf e realizar as operações descritas no Anexo 1 do Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos disponíves no link "Documentos para baixar", preparando o sistema para a execução do objeto do contrato, alem de cadastrar informações e documentos que registrarão todas as ocorrências importantes durante a sua vigência.

Orientamos que gestores e fiscais conheçam o conteúdo dos links da página da Divisão de Contratos, onde se pode encontrar modelos de documentos pertinentes a contratos, fluxos de procedimentos e normas vigentes entre outros.

A Divisão de Contratos/PRAD também atua orientando e fornecendo subsídios aos gestores e fiscais na tarefa de acompanhamento da execução do objeto contratado.

Entendendo necessário, o gestor/fiscal pode agendar um período para capacitação com a Divisão de Contratos através do ramal 2717 ou do e-mail contratos@ufgd.edu.br, onde receberá orientações gerais sobre como realizar suas atribuições e sobre as responsabilidades no desempenho da atividade. 

Quando o fiscal  verificar o descumprimento de uma obrigação na execução do objeto contratado, deve registrar o ocorrido e informar o gestor do contrato para que este registre a ocorrência e notifique a empresa contratada para regularizar a situação, sob pena de instauração de processo administrativo para apurar a responsabilidade da contratada e eventual aplicação de penalidade. É importante que todos os procedimentos estejam formalizados atraves de documentos no processo adminstrativo de contratação.

Maiores detalhes sobre o registro de ocorrências e providências a serem tomadas quando do descumprimento de obrigações contratuais podem ser encontrados nos títulos "7.1.3. Elaboração de Registro de Ocorrências" e "7.1.10. Comunicação com a Contratada" do Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos da UFGD disponível no link "Documentos para baixar" localizado no canto esquerdo da página da Divisão de Contratos. 

Nos Anexos 3 e 12 do Manual, são detalhados os adamentos procedimentais para o registro de ocorrências e instauração de processo administrativo para apuração de responsabilidade de empresa contratada.

Um modelo de registro de ocorrências está disponível no Anexo 14 do Manual disponível no mesmo link.

Inicialmente, cumpre destacar que os pagametos de notas fiscais referentes a contratos firmados pela UFGD devem ser encaminhados pelo SIPAC - Módulo Contratos, através do cadastramento de processo de pagamento envolven duas operações no módulo, aba Pagamento:
1ª. Adicionar  Nota Fiscal;
2ª. Cadastrar Processo de Pagamento.

Os procedimentos de cadastramento da nota fiscal e processo de pagamento estão descritos nos títulos 2.25 e 2.29 ou 2.31, Anexo 1 do Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos disponível no link "Documentos para baixar" localizado no canto esquerdo da página da Divisão de Contratos. O procedimento também é detalhado no UFGDNet>Central de Ajuda>SIPAC - Patrimônio Administação e Contratos, através do link https://ajuda.ufgd.edu.br/artigo/635.

No caso das contratações que dispensaram termo de contrato, sendo formalizadas através de ata de registro de preços/nota de empenho, o pagamento pode ser realizado através de processo avulso de pagamento, cujo cadastramento deve ser requerido ao Protocolo.

Em ambos os casos, os processos de pagamento, além da nota fiscal  e documentos normalmente encaminhados para pagamento, tais como, relatório mensal de acompanhamento, certidões de regularidade fiscal da contratada, etc., deve conter obrigatoriamente cópia de nota de empenho vigente do respectivo contrato e do despacho da PROAP autorizando a emissão de empenho e posteriores pagamentos.

Maiores informações sobre os procedimentos quanto a pagamentos relativos a contratos estão disponíveis no Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos da UFGD, nos títulos 7.1.4, 7.1.5, 7.1.6 e 7.1.7, assim como nos seu Anexos 3 e 10, todos disponíveis  no link "Documentos para baixar".

O controle da vigência contratual é indispensável para verificar a necessidade de renovação de prazo, caso haja ainda demanda pelo objeto do contrato.

Conforme estabelecido pelo
Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos da UFGD em seu título 4.1.2., o gestor do contrato deve verificar com antecedência mínima de meses do término do contrato a necessidade e possibilidade de sua prorrogação. Para os contratos de mão de obra terceirizada, é recomendável este prazo ser de no mínimo 6 meses.

Os procedimentos a serem adotatos para requerer a renovação do prazo de contrato estão descritos no fluxograma contido no Anexo 11 do Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos da UFGD disponível no link 
https://www.ufgd.edu.br/divisao/contratos-prad/manual-de-gestao-e-finalizacao-de-contratos.

Disponibilizamos também modelo de despacho requerendo a renovação contratual na página da Divisão de Contratos no portal da UFGD, Anexo 20 do Manual.

Salientamos a necessidade do cumprimento dos requisitos constantes no modelo e, notadamente, que a empresa cotratada mantenha as condições de habilitação, sobretudo a inexistência de condição impeditiva de contratação com o Poder Público e a regularidade fiscal e previdenciária, e, no que ser refere à verificação da vantajosidade para a Administração, é possível obter maiores informações no Manual de Orientação de Pesquisa de Preços e Cotações, na página da Coordenadoria de Compras 
https://portal.ufgd.edu.br/coordenadoria/compras/manuais-normas-orientacoes, assim como no Caderno de Logística "Pesquisa de Preços" disponível no endereço https://www.comprasgovernamentais.gov.br/index.php/cadernos.