Gestão de Imóveis e Espaços Físicos
A Gestão Imobiliária e Espaços Físicos de uso Comum– (GIEF), é responsável pela gestão, planejamento, fiscalização, controle, normatização, avaliação e registro do patrimônio imobiliário pertencente a UFGD, e tem as seguintes atribuições:
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Promover a avaliação técnica de bens imóveis da União ou de seu interesse, observando as orientações previstas na Orientação Normativa MP/SPU/GEADE nº 04/2003;
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Providenciar, sempre que for demandando, os termos de referência e orçamentos para cessão de espaço da UFGD ou locação de imóvel para atender as necessidades da UFGD.
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Promover os registros e atualizações dos imóveis no Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União – SPIUnet, tendo em vista o art. 2º da Portaria SPU nº 206/2000, os órgãos públicos federais, as Autarquias e as Fundações Públicas deverão recadastrar no SPIUNET os imóveis sob sua jurisdição ou de sua propriedade;
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Realizar os procedimentos necessários para documentação e registro dos imóveis nos órgãos competentes e adotar mecanismos para promover a realização dos inventários anuais dos imóveis;
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Efetuar o controle e a prestação de contas, sempre que solicitado, dos custos efetuados com manutenção dos imóveis, diferenciando os custos envolvidos em imóveis locados dos imóveis próprios; (Módulo Infraestrutura SIPAC)
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Atuar como gestor nos contratos de locação de imóveis e indicar os servidores para as atividades de rotinas de fiscalização, programação e acompanhamento da manutenção dos imóveis;
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Efetuar a vistoria prévia do imóvel, descrevendo a situação do estado de conservação do imóvel, bem como a necessidade de melhorias e/ou de adequações para posterior ocupação pela UFGD;
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Acompanhar para que no encerramento do contrato de locação o fiscal preencha o termo de vistoria final, onde constarão as benfeitorias que deverão ser retiradas ou indenizadas;
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Viabilizar documentação cartorial de imóvel a ser alugado ou adquirido;
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Acompanhar o registro cartorário de bens imóveis adquiridos ou recebidos por doação;
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Realizar a gestão e fiscalização dos contratos de cessão e locação de espaços físicos, sempre que designado e ainda apoiar e orientar os gestores designados de outros setores;
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Preparar contratos de cessão onerosa e não onerosa dos espaços da UFGD, cedidos a terceiros para eventos, cursos, concursos;
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Revisar e propor a PRAD, alterações das minutas de contratos de imóveis locados da UFGD, sempre que houver alteração da legislação.
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Realizar o controle de pagamentos dos contratos de concessão de uso de espaços físicos;
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Realizar o controle da execução da despesa dos contratos onerosos;
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Notificar os concessionários de uso de espaços físicos quanto à eventual descumprimento de obrigações contratuais, concedendo-lhes prazo para correção.
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Auxiliar na instrução de processos que tenham por objeto a reintegração de posse de bem imóvel da UFGD.
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Fornecer subsídios para a Procuradoria Federal/AGU, sempre que solicitado
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Proceder à busca de documentação necessária ao tombamento dos bens imóveis, bem como arquivar os processos, escrituras, certidões, plantas, fotografias, croquis e outros elementos indispensáveis à perfeita caracterização e avaliação do bem;
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Realizar os procedimentos necessários para documentação e registro nos órgãos competentes e adotar mecanismos para promover a realização do georreferenciamento, quando necessário;
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Manter registros atualizados, da ocupação imobiliária dos imóveis próprios, alugados ou cedidos da UFGD;
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Disponibilizar a Pró-Reitoria de Administração, relatórios dos imóveis ociosos ou subutilizados para fins de tomadas de decisão, quanto as ocupações.
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Disponibilizar nos sítios na internet da UFGD, registros atualizados referente a gestão imobiliária, a fim de aplicar a legislação lei 12.527/2011 – Lei de Acesso a Informação e Decreto 7.724/2012.
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Executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade associados ao ambiente organizacional.
GESTÃO IMOBILIÁRIA E ESPAÇOS FÍSICOS DE USO COMUM (GIEF/DPGIM/COGESP/PRAD)
Fone: (67) 3410-2610
E-mail: segief@ufgd.edu.br
Horário de expediente: 7h às 19h, de 2ª a 6ª feira
E-mail: patrimonio@ufgd.edu.br
Horário de Atendimento: 07h00 às 19h00, de segunda-feira a sexta-feira.
Perguntas Frequentes
1. Ao verificar no sistema Reúse Patrimonial ou para Desfazimento um bem que será útil em sua unidade, entrar em contato com a DPGIM através do e-mail patrimonio@ufgd.edu.br ou telefones 67 3410 2525/ 2528/ 2529/ 2530/ 2531 e agendar uma visita a fim de vistoriar o bem de seu interesse;*
2. Após selecionado o bem, verificar com a coordenadoria administrativa e/ou chefia imediata para prosseguir com a solicitação do bem;
3. No ambiente SIPAC, a unidade requisitante deve cadastrar o documento SOLICITAÇÃO DE BEM PERMANENTE COMUM, através do caminho MESA VIRTUAL > DOCUMENTOS > CADASTRAR DOCUMENTO
- No campo Tipo do Documento, selecionar o documento SOLICITAÇÃO DE BEM PERMANENTE COMUM;
- No campo Natureza do Documento, selecionar OSTENSIVO;
- No campo Assunto Detalhado, descrever resumidamente a necessidade do bem;
- No campo Forma do Documento, selecionar Escrever Documento e clicar em CARREGAR MODELO;
5. Após preenchimento do documento, é necessária a assinatura do servidor que preencheu o documento e assinatura do Gestor Responsável¹ como autorizador;
6. Na aba Documentos Anexados, pode ou não ser anexado algo, fica a critério do solicitante;
7. Na aba Interessados, selecionar Unidade e inserir a lotação da unidade do solicitante;
8. Na aba Movimentação Inicial, movimentar para a Divisão de Patrimônio e Gestão Imobiliária. O documento será analisado após assinatura do solicitante e Gestor Responsável;
9. Confirmar o documento.
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* A vistoria citada no passo 1 é necessária para que seja escolhido o bem conforme necessidade do setor, isto porque há casos de vários itens idênticos em condições de uso distintas. Por exemplo, há várias poltronas giratórias disponíveis, umas com braço, outras sem, umas em melhor estado que outras. Assim, solicita-se que o demandante verifique, separe e registre o patrimônio do bem previamente escolhido
¹ Gestor Responsável: servidor que, em razão do cargo ou da função que ocupa, ou por indicação de autoridade superior, responde pelo uso, guarda e conservação dos bens lotados na Unidade. Ex: Diretor de Faculdade, Pró-reitor, Chefe de Gabinete, entre outros.
A Agência Fazendária (Agenfa/Sefaz-MS) nos apresentou nova orientação quanto à remessa de equipamentos para conserto, como segue:
1. Para envio de equipamentos, pertencentes à UFGD, para conserto fora de Dourados/MS, faz-se necessário que o Destinatário (empresa que fará o conserto), emita uma Nota Fiscal de Entrada para conserto/reparo dos bens previamente informados pelo setor demandante.
2. Ao final, após o conserto, emita uma nota fiscal com operação de devolução dos bens que foram para conserto.
Orientamos ainda, repassar ao Destinatário informações completas dos bens a serem enviados, como descrição, quantidade e número de patrimônio (tais informações podem ser solicitadas à Divisão de Patrimônio por e-mail: patrimonio@ufgd.edu.br):
a) Nota Fiscal do equipamento (ou na sua ausência, Guia de Remessa), e;
b) Relatório patrimonial do bem emitido pelo sistema de patrimônio.
Durante a vigência do projeto os bens adquiridos deverão ser registrados no patrimônio da UFGD, tendo como origem, “Bem de Terceiro” – (tombamento provisório); a guarda, conservação, manutenção, e ainda os prejuízos que porventura provierem durante toda a duração do projeto é de total responsabilidade do pesquisador, portanto para que haja um controle efetivo de todos os bens alocados nas dependências da Universidade é vedada a transferência de qualquer equipamento para outro local ou estabelecimento sem prévia e expressa anuência da Divisão de Patrimônio.
Ao término da vigência do projeto de pesquisa ou extensão os bens doados para UFGD, deverão ser encaminhados a Divisão de Patrimônio para a realização do tombamento definitivo e afixação de plaquetas, visto que após esse procedimento o bem deverá ser entregue e lotado na unidade acadêmica ou administrativa em que o projeto está vinculado para uso coletivo e atendimento da comunidade acadêmica em geral, sendo que a guarda, conservação, manutenção, e ainda os prejuízos que porventura provierem durante toda a vida útil do bem é total responsabilidade dos usuários que forem beneficiados com a utilização do equipamento, atendendo aos preceitos das normativas patrimoniais vigentes, em especial à IN 205/88 – SEDAP, no controle da administração patrimonial.
Para patrimonializar um bem adquirido por meio de projetos, siga o procedimento padrão descrito abaixo.
Procedimento Padrão:
O pesquisador deve enviar por e-mail toda a documentação listada abaixo para a Divisão de Patrimônio e Gestão Imobiliária – DPGIM, utilizando o endereço: patrimonio@ufgd.edu.br.
Documentação Necessária:
a) Cópia legível das notas fiscais do(s) bem(ns).
b) Cópia do projeto e/ou convênio relacionado à aquisição.
c) Termo de Outorga e/ou Aceitação do bem.
d) Termo de Autorização de Lotação de Carga Patrimonial: Documento assinado pelo Diretor ou Pró-Reitor da Unidade Acadêmica ou Administrativa, autorizando a inclusão do(s) bem(ns) na carga patrimonial da unidade.
Observação: O modelo do Termo de Autorização está disponível na página da Divisão de Patrimônio, na seção "Documentos para Baixar" > "Termo de Autorização de Lotação de Carga Patrimonial (projetos)".
Envio da documentação:
Procedimentos Finais:
A Divisão de Patrimônio e Gestão Imobiliária (DPGIM) verificará a documentação. Se tudo estiver correto, o tombamento dos bens será realizado, juntamente com o despacho de finalização do relatório.
Por fim, com o tombamento realizado, a DPGIM agendará com o pesquisador a afixação das etiquetas nos bens.
Dúvidas: Qualquer questionamento pode ser encaminhado para o e-mail: patrimonio@ufgd.edu.br.
Para pessoas físicas ou jurídicas interessadas em doar bens patrimoniais, seguem as orientações de acordo com a Instrução Normativa nº 5, de 12 de agosto de 2019, que regulamenta o Decreto nº 9.764, de 11 de abril de 2019. Este decreto trata do recebimento de doações de bens móveis e serviços, sem ônus ou encargos, por órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.
Documentação Necessária:
1. Para doador pessoa física:
2. Para os bens a serem doados:
Observação: Caso não haja nota fiscal, a Comissão de Avaliação atribuirá um valor ao(s) bem(ns), conforme a Instrução de Serviço nº 103, de 28/06/2017.
3. Termo de Autorização:
• Documento assinado pelo Diretor ou Pró-Reitor da Unidade Acadêmica ou Administrativa, autorizando a inclusão do(s) bem(ns) na carga patrimonial da unidade.
Observação: O modelo do Termo de Autorização está disponível na página da Divisão de Patrimônio, na seção "Documentos para Baixar" > "Termo de Autorização de Lotação de Carga Patrimonial (doação)".
Envio da documentação:
Procedimentos Finais:
- A Divisão de Patrimônio e Gestão Imobiliária (DPGIM) verificará a documentação. Se tudo estiver correto, o tombamento dos bens será realizado, juntamente com o despacho de finalização da doação.
- Em seguida, será elaborado o Termo de Transferência para o local indicado no Termo de Autorização.
- Após a conclusão dos procedimentos, o responsável pela doação deverá assinar o Termo de Doação, que será elaborado e enviado pela DPGIM.
Observação: O prazo para devolver o Termo de Doação assinado à Divisão de Patrimônio é de 15 dias corridos, a contar do envio da solicitação.
Dúvidas: Qualquer questionamento pode ser encaminhado para o e-mail patrimonio@ufgd.edu.br.
Conforme Instrução Normativa 205/88:
10.7. Todo servidor ao ser desvinculado do cargo, função ou emprego, deverá passar a responsabilidade do material sob sua guarda a outrem, salvo em casos de força maior, quando:
10.7.1. Caberá ao órgão cujo servidor estiver deixando o cargo, função ou emprego, tomar as providências preliminares para a passagem de responsabilidade, indicando, inclusive, o nome de seu substituto ao setor de controle do material permanente.
10.7.2. A passagem de responsabilidade deverá ser feita obrigatoriamente, à vista da verificação física de cada material permanente e lavratura de novo Termo de Responsabilidade.
10.8. Na hipótese de ocorrer qualquer pendência ou irregularidade caberá ao dirigente do Departamento de Administração ou da unidade equivalente adotar as providências cabíveis necessárias à apuração e imputação de responsabilidade.
- Todo servidor público poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento do material que lhe for confiado, para guarda ou uso, bem como pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, esteja ou não sob sua guarda.
- É dever do servidor comunicar, imediatamente, a quem de direito, qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue aos seus cuidados.
- Conforme Portaria Normativa CGU Nº 27, DE 11 de outubro de 2022, emitida pela Controladoria-Geral da União/Corregedoria-Geral da União, os processos para apuração de extravio ou dano a bem público serão tramitados para a Corregedoria da UFGD, que analisará os autos e as justificativas e, se for o caso, determinará a instauração de procedimento correcional, na forma da lei, podendo propor a celebração de um Termo de Ajustamento de Conduta (TAC) com o agente interessado.
- Todo servidor público poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento do material que lhe for confiado, para guarda ou uso, bem como pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, esteja ou não sob sua guarda.
- Uma conduta será considerada dolosa quando o servidor envolvido tiver danificado ou extraviado o bem de maneira intencional, ou seja, quando houver dirigido sua conduta para aquele resultado, ou, ainda, quando previu, tinha consciência de que o dano ou o extravio poderia acontecer e, mesmo assim, prosseguiu na realização da conduta.
- Em se tratando de conduta culposa, o extravio ou dano ao bem público ocorre por uma falta de cuidado do servidor que, no entanto, não tinha a intenção de danificar ou extraviar.
- É dever do servidor comunicar, imediatamente, a quem de direito, qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue aos seus cuidados.
- O documento para encaminhar a averiguação das causas da irregularidade havida com o bem, será a comunicação do responsável pelo bem, de maneira circunstanciada, por escrito, sem prejuízo de participações verbais, que, informalmente, antecipam a ciência, pelo administrador, dos fatos ocorridos.
- Para encaminhamento de processos referentes a extravio ou dano ao bem público o responsável pelo bem deverá:
- Cadastrar um processo no SIPAC, tendo como tipo do processo “Averiguação”;
- Inserir no processo o documento devidamente preenchido denominado “Comunicado de Dano ou Extravio de Bens”, relatar a descrição dos fatos de forma detalhada;
- Em caso de furto ou roubo, anexar no processo cópia do boletim de ocorrência;
- Tramitar o processo para Divisão de Patrimônio;
- A Divisão de Patrimônio deverá incluir no processo o relatório do sistema de patrimônio na qual conste o valor de aquisição do bem e realizar o encaminhamento para corregedoria;
Fique atento
- Todo servidor público poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento do material que lhe for confiado, para guarda ou uso, bem como pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, esteja ou não sob sua guarda. (Instrução Normativa nº 205, de 08 de abril de 1988);
- Todo material permanente da Universidade tem um número de patrimônio. Caso o bem esteja sem nenhuma etiqueta ou marcação, solicite orientação a Divisão de Patrimônio.
- Materiais de projeto devem ser identificados para que não sejam atribuídos patrimônio erroneamente. Durante a execução do projeto, o pesquisador deve solicitar o tombamento provisório no sistema de patrimônio da UFGD.
Solicite ao detentor da carga patrimonial autorização formal para o transporte do bem, visto que, em caso de sinistro o servidor estará amparado com documentos que o ajudarão nos procedimentos administrativos.
Caso o evento envolva deslocamento para outra localidade/cidade, procure a Divisão de Patrimônio e Gestão Imobiliária para a emissão da Guia de Remessa.
Para isso tenha em mãos a cópia da nota fiscal do produto (solicite a DPGIM, se necessário);
Autorização do detentor da carga patrimonial (solicite ao Diretor/Coordenador Administrativo ou Chefia a qual está vinculado o bem);
Fique atento:
Nunca transporte nenhum bem patrimonial sem autorização, "Bens adquiridos com recursos de projetos - também enquadram-se como bem público"
O Art. 312 do Código Penal Brasileiro tipifica o peculato como "apropriar-se o funcionário público de dinheiro, valor ou qualquer outro bem móvel, público ou particular, de que tem a posse em razão do cargo, ou desviá-lo, em proveito próprio ou alheio".
Toda e qualquer movimentação de bens permanentes entre setores precisa ser transferida no sistema de patrimônio da UFGD, para que este seja fidedigno à realidade das movimentações físicas. Desta forma, antes de transferir um bem, comunique à DPGIM através do e-mail patrimonio@ufgd.edu.br para que seja feito o Termo de Transferência para assinatura dos envolvidos.
Referências:
Art. 70, parágrafo único, CF: "Prestará contas qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais a União responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária."